Արդյունավետ կամավոր հաղորդակցության պահպանումը կարևոր է յուրաքանչյուր շահույթ չհետապնդող կազմակերպության հաջողության համար: Կամավորներին եռանդ պահելու և իրենց աշխատանքում ներգրավված լինելու համար կարևոր է տեղեկացնել նրանց կազմակերպության կարիքների մասին, երախտագիտություն հայտնել նրանց ջանքերի համար և համոզվել, որ նրանք հասկանում են, թե որքան կարևոր է իրենց ներդրումը: Արդյունավետ հաղորդակցությունը վճռորոշ տարր է կամավորների հետ կայուն հարաբերություններ կառուցելու համար:
Ավելացրե՛ք կամավորների բաժին Ձեր կայքում
Ձեր կայքէջում կամավորներին հատուկ բաժին ավելացնելը հիանալի միջոց է ձեր ներկայիս կամավորների հետ շփվելու և նորերին ներգրավելու համար:Ստեղծելով և պահպանելով կամավորների հաղորդակցման կենտրոն ձեր խմբի կայքում՝ դուք կհեշտացնեք կամավորներին հետևել կազմակերպության հետ կատարվող իրադարձություններին: Համոզվեք, որ ցուցադրեք նկարներ կամ տեսանյութեր, որոնք ցույց են տալիս կամավորներին գործողության մեջ (նրանց թույլտվությամբ): Դուք կարող եք նաև հրապարակել այնպիսի բաներ, ինչպիսիք են կամավորական հնարավորությունները, առաջիկա հանձնաժողովի հանդիպումները և կամավորներին հետաքրքրող այլ տեղեկություններ: Կախված նրանից, թե որքան բարդ է ձեր կայքը, դուք կարող եք կամավորներին հնարավորություն տրամադրել վերբեռնել փաստաթղթերը, հետևել նրանց ծառայության ժամերին կամ դիտել ուսումնական նյութերը:
Ծանոթացեք կամավորներին հարցման միջոցով
Հարցումը օգտակար հաղորդակցման գործիք է կամավորներին ճանաչելու և բացահայտելու, թե ինչպես են նրանք ցանկանում ներգրավվել ձեր կազմակերպության հետ: Մտածեք հարցումը հասանելի դարձնելու ձեր կայքի կամավորների բաժնի միջոցով կամ ներառեք այն էլփոստի ձևանմուշում, որը ուղարկվում է նոր կամավորներին: Այն պետք է ունենա ընդամենը մի քանի հարցեր, որոնք թույլ կտան ձեզ հասկանալ, թե կամավորական ինչ տեսակի գործունեությանը նրանք կցանկանային մասնակցել և ինչ հմտություններ ունեն:Թող ինչ-որ մեկին վերանայել արդյունքները, այնուհետև առանձին-առանձին ծանոթանալ հանձնաժողովների կամ նախագծերի մասին տեղեկություններով, որոնք համապատասխանում են իրենց շահերին: Տեղադրեք այս տեղեկատվությունը կամավորների տվյալների բազայում, որը կարող է օգտագործվել ապագայում՝ մարդկանց ծանուցելու համար, քանի որ նոր նախագծերը հասանելի են դառնում:
Միացեք կամավորների հետ սոցիալական մեդիայի միջոցով
Օգտվեք ձեր կազմակերպության սոցիալական մեդիայի ներկայությունից՝ որպես հաղորդակցման գործիք կամավորների և այլ շահագրգիռ կողմերի հետ շփվելու համար: Խրախուսեք կամավորներին հետևել կազմակերպության սոցիալական լրատվամիջոցների էջերին և փոխհատուցել բարեհաճությունը, օրինակ՝ հետևելով նրանց Twitter-ում կամ Instagram-ում: Տեղադրեք լուսանկարներ և ենթագրեր, որոնք ընդգծում են ձեր խմբի կամավորների ներդրումները, ինչպես նաև խմբի լրատվամիջոցների լուսաբանման հղումները: Խրախուսեք կամավորներին համագործակցել՝ մեկնաբանելով և/կամ տարածելով կազմակերպության գրառումները:Խթանել կամավորների ներգրավվածությունը կազմակերպության ընդհանուր հաղորդակցման ջանքերում՝ ստեղծելով սոցիալական մեդիայի կոմիտե՝ համակարգելու կամ աջակցելու սոցիալական հրապարակումներին:
Հրապարակել կամավորների տեղեկագիր
Շատ շահույթ չհետապնդող կազմակերպություններ ամսական կամ եռամսյակային կտրվածքով տեղեկագիր են ուղարկում կամավորներին, ինչպես նաև դոնորներին, ֆինանսավորող գործակալություններին, սպառողների ուղղորդման աղբյուրներին և այլ խմբերին: Լրատու տարածելը հիանալի միջոց է շահագրգիռ կողմերին տեղեկացնելու բարեգործական խմբի վերջին ձեռքբերումների, ընթացիկ ծրագրերի և ապագա նպատակների մասին: Այն նաև հիանալի միջոց է ականավոր կամավորների ներդրումները ճանաչելու համար: Կախված նրանից, թե ովքեր են ձեր կամավորները և այլ շահագրգիռ կողմերը, ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել տպել և փոստով տեղեկագիր, կամ կարող է ձեզ ավելի լավ սպասարկել էլեկտրոնային տեղեկագիրը: Մտածեք շահագրգիռ կողմերին հրավիրել բաժանորդագրվելու իրենց նախընտրած առաքման տարբերակին:
Պահպանեք մեկ առ մեկ անձնական կապ
Երբ խոսքը վերաբերում է կամավորների հետ հարաբերություններ հաստատելուն, չի կարող փոխարինել անձնական կապ հաստատել այն անհատների հետ, ովքեր առատաձեռնորեն նվիրաբերում են իրենց ժամանակը և տաղանդները ձեր կազմակերպությանը:Ցանկալի է պարբերաբար կազմակերպել դեմ առ դեմ հանդիպումներ կամավորների հետ, ովքեր զբաղեցնում են ամբիոնի պաշտոններ կամ այլ առանցքային դերեր, որոնք թույլ են տալիս ձեր բարեգործական խմբին իրականացնել իր առաքելությունը: Պարբերաբար կամավորներին գրանցվելու համար զանգահարելը կարող է արդյունավետ միջոց լինել անհատականացված կապի պահպանման համար՝ առանց նրանց խնդրելու ժամանակ հատկացնել պաշտոնական, անձնական քննարկման կամ տեսահամաժողովի համար: Գործադիր տնօրենը կարող է նաև ստեղծել զրույցի ժամեր, երբ կամավորներին խրախուսվում է կանգ առնել կամ զանգահարել անձնական կապի համար:
Միացեք հանձնաժողովի նիստերի միջոցով
Կամավորների հանձնաժողովի հանդիպումները կարող են էական նշանակություն ունենալ բոլոր տեսակի նախագծերի հաջողության համար: Երբ նոր նախագիծ է սկսվում, խորհուրդ է տրվում հանդիպում կազմակերպել նրանց հետ, ովքեր հետաքրքրված են կամավորությամբ, որպեսզի նրանք հնարավորություն ունենան ավելին իմանալու, թե ինչ տեսակի դերեր կան և ինչ ժամանակի հատկացում կարող է պահանջել յուրաքանչյուրը: Երբ հանձնաժողովը ձևավորվի, լինի դա հատուկ ծրագրի, թե ընթացիկ աշխատանքային խմբի համար, կանոնավոր հանդիպումները շարունակում են կարևոր լինել գործընթացը կառավարելու և արդյունավետ կամավոր հաղորդակցություն պահպանելու համար:Ավելի լավ է հանդիպումների ժամանակացույց սահմանել, օրինակ՝ ամեն ամսվա երրորդ երեքշաբթի օրը, որպեսզի կամավորները կարողանան նախօրոք պլաններ կազմել։
Խնդրեք կամավորներին կիսվել կարծիքներով
Հաղորդակցությունը պետք է հոսվի երկու ուղղությամբ: Նույնքան կարևոր է խրախուսել կամավորներին՝ կիսվել իրենց մտքերով և գաղափարներով կազմակերպության և նրա ղեկավարների հետ, ինչպես նաև ապահովել, որ տեղեկատվությունը հոսում է դեպի կամավորները: Կան բազմաթիվ եղանակներ, որոնք հեշտացնում են կամավորներին հետադարձ կապ տրամադրելը կամ առաջարկություններ կիսելը: Եթե կամավորները պարբերաբար գալիս են գրասենյակ, տեղադրեք առաջարկների տուփ: Կամ ստեղծեք feedback@ էլփոստի հասցե, որը կամավորները կարող են օգտագործել ցանկացած ժամանակ, երբ ցանկանան: Լավ գաղափար է նաև սովորություն ունենալ ժամանակ հատկացնել մարդկանց՝ հանդիպման օրակարգի վերաբերյալ կարծիքներով և առաջարկներով կիսվելու համար: Դուք կարող եք նույնիսկ ցանկանալ պարբերաբար հյուրընկալել ֆոկուս խմբեր՝ հետադարձ կապը ուսումնասիրելու և քննարկելու համար: Կարևորն այն է, որ կամավորների համար հեշտ է արձագանքել:
Կամավորների սոցիալական հավաքներ
Տրամադրեք կամավորներին հնարավորություններ կապվելու միմյանց հետ սոցիալական հավաքույթների միջոցով, որոնք չեն ներառում ժամանակ կամ գումար նվիրաբերելու խնդրանքներ: Մտածեք պարբերաբար ձեր գրասենյակում կամ խորհրդի անդամի կամ հանձնաժողովի նախագահի տանը հյուրընկալելու միայն կամավորների համար նախատեսված խառնիչ: Հրավիրեք բոլորին, ովքեր կամավոր են եղել սահմանված ժամկետում: Կախված ձեր կազմակերպության բյուջեից, դուք կարող եք տրամադրել զովացուցիչ ըմպելիքներ, կամ ավելի լավ է պլանավորել խմիչք: Հիմնական բանը ձեր կազմակերպության նկատմամբ հետաքրքրություն ունեցող մարդկանց համար ճանապարհ տրամադրելն է, որպեսզի ճանաչեն միմյանց և սկսեն կապեր ստեղծել: Ի վերջո, ձեր կամավորները շատ ավելի հավանական է, որ ներգրավված կլինեն կազմակերպության հետ, եթե նրանց ընկերները նույնպես ներգրավված լինեն:
Ճանաչել կամավորական ջանքերը
Համոզվեք, որ կամավորները ճանաչված են այն կարևոր դերի համար, որը նրանք նախատեսում են՝ թույլ տալով ձեր կազմակերպությանը կատարել իր առաքելությունը կամ այլ կերպ օգնել կարևոր նպատակներին: Համոզվեք, որ կազմակերպության մասին հրապարակային հիշատակումները ճանաչեն կամավորներին, այլ ոչ թե շատ կենտրոնանաք գործադիր տնօրենի կամ աշխատակազմի այլ անդամների վրա:Օրինակ, երբ կազմակերպությունը հրապարակայնություն է փնտրում, լրատվամիջոցների անդամներին կամ բլոգերներին ուղղորդեք հարցազրույցներ վարել հանձնաժողովի նախագահների կամ խորհրդի անդամների հետ, բացի աշխատակիցներից: Կազմակերպության գործունեության լուսանկարները հրապարակելիս ընտրեք պատկերներ, որոնցում պատկերված են կամավորներ: Հատուկ միջոցառումների դրամահավաքները խթանելիս հաշվի առեք հայտարարության մեջ նշեք հանձնաժողովի անդամների անունները:
Պաշտոնապես երախտագիտություն հայտնել կամավորներին
Ճանաչումը կարևոր է, բայց նաև՝ գնահատանքը: Համոզվեք, որ շնորհակալություն հայտնեք կամավորներին, ինչպես դեմ առ դեմ, այնպես էլ պաշտոնական շնորհակալական գրառումների միջոցով: Մտածեք կամավորների երախտագիտության միջոցառում կազմակերպել առնվազն տարին մեկ անգամ, օրինակ՝ միայն կամավորների համար նախատեսված ճաշ կամ մեկ այլ հավաք, որը ներառում է կամավորների երախտագիտության ելույթ և ծառայողական մրցանակներ: Տրամադրել հուշատախտակներ կամ այլ պարգևներ այն կամավորների համար, ովքեր հատկապես նշանակալի ներդրում են ունեցել խմբում կամ ովքեր երկարամյա աջակիցներ են:Հաշվի առեք տարիների ծառայության պարգևները՝ կարևոր իրադարձությունների համար, ինչպես նաև թղթային շնորհակալագրեր բոլոր կամավորների համար:
Օգտագործեք կամավորների հաղորդակցման տարբեր գործիքներ
Ցանկացած կազմակերպություն, որն ապավինում է կամավորների ծառայությանը, պետք է քայլեր ձեռնարկի ներգրավելու և պահելու նրանց, ովքեր կիսում են իրենց ժամանակը և տաղանդը, ինչպես նաև հավաքագրում է նոր մարդկանց՝ օգնելու համար: Կամավորների հետ արդյունավետ հաղորդակցություն պահպանելը փոխարինող չէ: Տարբեր հաղորդակցման գործիքների օգտագործումը կօգնի ձեզ ստեղծել և ներգրավել կամավորների ուժեղ թիմ, ովքեր նվիրված են ձեր կազմակերպությանը: Արդյունավետ կամավոր հաղորդակցության միջոցով դուք կկարողանաք ամուր հարաբերություններ զարգացնել այն անհատների հետ, ովքեր, ամենայն հավանականությամբ, երկար տարիներ կշարունակեն ներգրավված լինել ձեր բարեգործական կազմակերպության հետ:
