Ներքին եկամուտների ծառայության (IRS) W-9 ձևը վերնագրված է «Հարկ վճարողի նույնականացման համարի և հավաստագրման հարցում»: IRS-ի այս փաստաթուղթը նախատեսված է որոշակի հարկատուներից, որոնք կարող են լինել ֆիզիկական կամ ձեռնարկատիրական, հիմնական հարկային տեղեկատվություն հավաքելու համար:
Ձև W-9-ի նպատակը
Առաջին հերթին, W-9-ը ընկերությանը տրամադրում է հիմնական տեղեկատվություն այն հարկատուների մասին, որոնց հետ նա բիզնես է վարում: Այն թույլ է տալիս նրանց հարկ վճարողին զեկուցել IRS-ին մատուցած ծառայությունների համար վճարված գումարի մասին: Միացյալ Նահանգների քաղաքացիները և ռեզիդենտ օտարերկրյա անհատները, կորպորացիաները, տրեստները և այլ տեսակի բիզնես կազմակերպությունները, որոնց եկամուտներից հարկեր չեն պահվում, պետք է լրացնեն W-9-ը, մինչդեռ ոչ ռեզիդենտ օտարերկրացիները կամ օտարերկրյա ֆիզիկական անձինք կլրացնեն ձև W-8-ը:
Եթե հարկ վճարողը չի լրացնում և չի վերադարձնում W-9-ը կամ տրամադրում է հարկ վճարողի նույնականացման սխալ կամ թերի համարը (TIN), հարկ վճարողին վճարված ցանկացած գումար կարող է ենթակա լինել պահուստավորման: Այս իրավիճակում ընկերությունը կպահեր հարկատուին հասանելիք եկամտի 28%-ը և պահված մասը կուղարկի IRS: Սա դաշնային գործակալության միջոցն է՝ ապահովելու համապատասխան հարկերի վճարումը, նույնիսկ եթե հարկ վճարողը ճիշտ նույնականացված չէ:
Ե՞րբ են պահանջվում W-9s?
Բիզնեսը պետք է ստանա W-9 ցանկացած անհատից կամ ընկերությունից, որի համար պետք է տեղեկատվություն տրամադրի IRS: Օրինակ, բիզնեսը, որը վարձում է անկախ կապալառու՝ ընկերության նոր վեբ կայքը նախագծելու համար, հավանաբար պետք է 1099-MISC ձևաթուղթ ներկայացնի IRS՝ հայտնելու, թե որքան է վճարել վեբ դիզայներին:
Ամբողջական 1099-MISC ներկայացնելու համար բիզնեսին անհրաժեշտ են կապալառուի նույնականացման տվյալները՝ անունը, TIN-ը, հասցեն և այլն:Այդ տեղեկատվությունը ստանալու համար բիզնեսը պետք է կապալառուից հավաքի W-9 ձևաթուղթ: Նմանապես, ձեռնարկությունները հաճախ պահանջում են W-9 ձևաթղթեր կորպորատիվ վաճառողներից, որպեսզի նրանք ունենան անհրաժեշտ տեղեկատվությունը իրենց բիզնեսի ծախսերը զեկուցելու համար, ինչպես պահանջվում է IRS-ի կողմից:
W-9 գրառումների պահպանում
Ինչպես հարկային փաստաթղթերի մեծ մասում, ձեռնարկությունները պետք է պահեն բոլոր W-9 ձևաթղթերի պատճենները վերջին համապատասխան հարկային հայտարարագրի (կամ վերադարձի վերջնաժամկետը, եթե ավելի ուշ) հետո առնվազն երեք տարի հետո: Վերոնշյալ օրինակում, եթե բիզնեսը պայմանագիր է կնքել վեբ դիզայների հետ 2017 թվականին, և նա ավարտել է իր աշխատանքը մինչև տարեվերջ, ապա բիզնեսը պետք է պահպանի իր W-9 ձևը առնվազն մինչև 2021 թվականի ապրիլի 16-ը (ենթադրելով, որ ընկերությունը ներկայացրել է իր 2017 թ. հարկային հայտարարագիր 15.04.2018թ.).
Ինչպես լրացնել W-9 ձև
Փաստացի W-9-ը բավականին կարճ է և համեմատաբար պարզ: Այն բաղկացած է երեք հիմնական մասից՝ անձնական տեղեկատվություն, TIN և հավաստագրում։
Անձնական տվյալների բաժին
1-ին տողում անհատ հարկ վճարողները պետք է ներկայացնեն իրենց անունը, ինչպես նշված է իրենց հարկային հայտարարագրում: Թեև նրանք տեխնիկապես բիզնես սուբյեկտ են, անհատ ձեռնարկատերերը պետք է նշեն իրենց օրինական անունը այս բաժնում:
Անհատ ձեռնարկատերերը կրկնում են իրենց անունը երկրորդ տողում, որը պահանջում է «Բիզնեսի անվանումը կամ անտեսված կազմակերպության անվանումը»: Այստեղ նրանք դնում են իրենց լրիվ անունը և DBA տառերը, որը նշանակում է «գործարարություն անելը», որին հաջորդում է բիզնեսի կեղծ անվանումը, եթե այդպիսիք կան: Օրինակ, եթե Ջոն Սմիթը Speedy Plumbing-ի միանձնյա սեփականատերն էր, նա կլրացներ առաջին տողը որպես Ջոն Սմիթ, իսկ երկրորդ տողը որպես John Smith DBA Speedy Plumbing:
Հաջորդը, հարկ վճարողը ստուգում է «Անհատ/Անհատ ձեռնարկատեր» վանդակը, որը գտնվում է անվանման տողերի տակ: Հարկ վճարողը պետք է տրամադրի նաև իր փոստային հասցեն 5-րդ և 6-րդ տողերում: Հաճախորդի տվյալները կարող են ներառվել այս հատվածի ձևի աջ կողմում, սակայն պարտադիր չէ:
Անձնական տեղեկությունների բաժին բիզնեսի համար
Բիզնեսը կամ այլ սուբյեկտները պետք է իրենց օրինական անվանումը (ճիշտ այնպես, ինչպես նշված է իրենց հարկային հայտարարագրում) 1-ին տողում: Եթե ձեռնարկությունն ունի նաև ֆիրմային անվանում կամ DBA, այն անցնում է տող 2-ում:
Հաջորդում հարկ վճարողը ստուգում է այն վանդակը, որտեղ նշվում է, թե ինչպես է դասակարգվում տնտեսվարող սուբյեկտը՝ իր իրավական կառուցվածքով: Դուք պետք է նշեք, արդյոք կազմակերպությունը հանդիսանում է C կորպորացիա, S կորպորացիա, գործընկերություն, սահմանափակ պատասխանատվությամբ ընկերություն (ՍՊԸ) և այլն:
Եթե բիզնեսը մեկ անդամ ՍՊԸ է, նշեք «Անհատ/Անհատ ձեռնարկատեր» վանդակը, այլ ոչ «ՍՊԸ» վանդակը: ՍՊԸ-ները, որոնք ընտրել են հարկման այլընտրանքային ձև (օրինակ՝ ՍՊԸ-ն, որն ընտրել է հարկման որպես S Corporation) հարկային դասակարգման ծածկագիրը մուտքագրելու է ՍՊԸ-ի վանդակի կողքին գտնվող տարածքում, ինչպես նշված է ձևում:
Ձեռնարկության հիմնական փոստային հասցեն պետք է տրվի 5-րդ և 6-րդ տողերում: Հաճախորդի հասցեն կարող է ավելացվել նաև փոստային հասցեի բաժնի աջ հատվածում, սակայն պարտադիր չէ:
Բացառություններ
Հարկ վճարողների մեծ մասը դատարկ կթողնի 4-րդ տողում գտնվող բացերը։ 4-րդ տողում առաջին բացատը ցույց է տալիս, որ հարկ վճարողն ազատված է պահուստային պահումներից: Անհատները և անհատ ձեռնարկատերերը գրեթե երբեք չեն ազատվի պահուստային պահումներից, սակայն որոշ իրավիճակներում կորպորացիաներն ազատվում են: Վճարողի ծածկագրերը և հանգամանքները թվարկված են W-9-ի երրորդ էջում: Եթե դուք համապատասխանում եք այս պայմաններից որևէ մեկին, ապա 4-րդ տողի առաջին բացատում կտեղադրեք համապատասխան ծածկագիրը:
Տող 4-ի FATCA բաժինը կիրառվում է միայն այն դեպքում, եթե դուք W-9-ը ներկայացնում եք օտարերկրյա ֆինանսական հաստատություն և ազատված եք օտարերկրյա հաշիվների հարկային համապատասխանության օրենքի (FATCA) հաշվետվությունից: Այդ իրավիճակում վերանայեք կոդերի և պատճառների ցանկը W-9 ձևի երրորդ էջի վրա՝ տեսնելու համար, արդյոք դուք համապատասխանում եք, և տեղադրեք համապատասխան ծածկագրի տառը 4-րդ տողում գտնվող FATCA տարածության վրա:Եթե կասկածում եք, հարցրեք ձևաթուղթը պահանջող ֆինանսական հաստատությանը, արդյոք դուք պետք է լրացնեք այս տարածքը, թե ոչ:
Հաշվի համարի տվյալներ
Անձնական տեղեկություններ բաժնի վերջին տողը վերաբերում է «հաշվի համարներին»: Այստեղ հարկ վճարողը թվարկում է IRS-ում իրենց ունեցած բոլոր հաշիվները՝ կանխատեսվող հարկային պարտավորությունների համար հարկերը կամ նախավճարները վերադարձնելու համար: Այս տեղեկատվությունը պարտադիր չէ և սովորաբար պետք է դատարկ մնա:
Հարկ վճարողի նույնականացման համարը (TIN)
ՀՎՀՀ բաժինը պետք է լրացվի՝ անկախ նրանից՝ հարկ վճարողը ֆիզիկական, անհատ ձեռնարկատեր կամ տնտեսվարող սուբյեկտ է։
- Ֆիզիկական անձինք իրենց սոցիալական ապահովության համարը տեղադրում են ձևաթղթի աջ կողմում՝ նախատեսված բացատներում։
- Անհատ ձեռնարկատերերը և մեկ անդամ ՍՊԸ-ները կարող են օգտագործել իրենց Սոցիալական ապահովության համարը կամ իրենց գործատուի նույնականացման համարը (EIN), չնայած IRS-ն նախընտրում է Սոցիալական ապահովության համարները:
- Նույնիսկ եթե կոնկրետ ֆիզիկական անձ պատասխանատու է կազմակերպության համար, այլ տեսակի բիզնես սուբյեկտները տեղադրում են իրենց EIN-ը տրամադրված բացատներում:
Սերտիֆիկացման բաժին
Այս բաժնում հարկ վճարողը ստորագրում է ձևաթուղթը և հաստատում, որ դրա մեջ պարունակվող տեղեկատվությունը համապատասխանում է իրականությանը: Կեղծ տեղեկություններ չտրամադրելը կամ գիտակցաբար չներկայացնելը հարկ վճարողին ենթարկում է տույժերի։
W-9 Համապատասխանություն
Անկախ նրանից՝ դուք անկախ կապալառու եք կամ հաճախորդին ծառայություններ մատուցող ընկերություն, կամ եթե դուք ընկերություն եք, որը վարձում է ֆիզիկական անձանց կամ բիզնես կազմակերպությունների՝ ծառայություններ մատուցելու համար, W-9 ձևաթղթերը կարևոր նշանակություն ունեն հարկային համապատասխանության համար: Մասնագիտական խորհրդատվություն փնտրեք որակավորված հարկային մասնագետից, եթե ունեք հատուկ հանգամանքներ կամ վստահ չեք, թե արդյոք անհրաժեշտ է լրացնել կամ պահանջել այս ձևաթուղթը:
